Přenositelnost dat a změna poskytovatele

Společnost Digital Hotspot CZ s.r.o., IČO: 177 75 710, se sídlem Radlická 663/28, Smíchov, 150 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 376505 (dále jen „Provozovatel“), coby provozovatel platformy „Capitain“ (dále jen „Platforma“), tímto poskytuje informace podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2023/2854 o harmonizovaných pravidlech pro spravedlivý přístup k datům a jejich využívání (dále jen „Data Act“).

Tato stránka popisuje, jaká data si můžete z Platformy vyexportovat, v jakých formátech, jaká omezení přitom platí, a v jaké jurisdikci je provozována infrastruktura, na které jsou Vaše data zpracovávána.

Postup pro změnu poskytovatele – od Vaší žádosti až po ukončení smlouvy úspěšným přechodem k jinému poskytovateli nebo výmazem dat – je upraven v Obchodních podmínkách Provozovatele dostupných na https://www.capitain.cz/obchodni-podminky/ (dále jen „Obchodní podmínky“).

Jak požádat o export dat
Většinu dat si můžete kdykoli vyexportovat sami přímo v Platformě. Rozsah a formáty jsou popsány v článku 2.

Pokud potřebujete data v rozsahu, který samoobslužný export nepokrývá, nebo pokud přecházíte k jinému poskytovateli, kontaktujte nás na e-mailu podpora@capitain.app. Vaši žádost vyřídíme ve lhůtě a postupem podle čl. 16 Obchodních podmínek („Změna poskytovatele, export dat“).

Lhůty podle čl. 16 Obchodních podmínek. Doručením oznámení o změně poskytovatele začíná běžet přípravná lhůta 2 měsíců (čl. 16.3). Po ní automaticky následuje přechodné období 30 dnů (čl. 16.4), během kterého Platformu dál poskytujeme a poskytujeme vám součinnost při přechodu; toto období si můžete jednou prodloužit (čl. 16.6). Pokud by bylo přechodné období technicky neproveditelné, dáme vám to vědět do 14 pracovních dnů od podání oznámení a navrhneme alternativní období v délce nejvýše 7 měsíců (čl. 16.5). Po skončení přechodného období běží ještě lhůta pro obnovu dat 30 kalendářních dnů, během které vám exportovatelná data na žádost zpřístupníme (čl. 16.7). Za změnu poskytovatele neúčtujeme žádné poplatky nad rámec ceny předplatného (čl. 16.13).
Rozsah exportovatelných dat a formáty
Následující přehled platí pro klienty s daňovou rezidencí v České republice a na Slovensku.
1. Faktury
  - Přehledová data přijatých a vydaných faktur – Přehled faktur → Export. Formáty CSV a XLSX (Excel). Export CSV obsahuje datum nahrání, datum splatnosti, číslo faktury, partnera, celkovou částku, neuhrazenou částku, měnu, přepočtené částky, stav, typ, středisko a tagy; rozsah a pořadí sloupců lze upravit. Export XLSX má pevně danou sadu sloupců a pevné řazení podle data splatnosti; volbu sloupců ani nastavení CSV nepřebírá. Oba formáty proto nejsou dvěma podobami téhož souboru – vyberte si podle toho, zda potřebujete upravitelnou strukturu (CSV), nebo tabulku připravenou k otevření v Excelu (XLSX).
  - Faktury pro účetní systém POHODA – Přehled faktur. Formát XML podle XSD schématu Stormware, soubor ke stažení.
  - Faktury pro účetní systém ABRA Flexi – sekce Propojení. Přenos přes API do Vašeho účetního systému, včetně originálního souboru faktury jako přílohy. Příloha se vždy odesílá pod názvem s příponou .pdf; pokud byl původní soubor v jiném formátu (například TIFF nebo DOCX), zůstává jeho obsah nezměněn, ale označení formátu tomu neodpovídá. Selhání přenosu přílohy neukončí export faktury – faktura může být v ABRA Flexi založena bez přílohy.
  - Faktury pro účetní systém PREMIER – konfigurace exportu. Přenos přes API do Vašeho účetního systému.
  - Originální soubory faktur – Detail faktury → Stáhnout. Stahuje se původní nahraný soubor v nezměněné podobě, a to v tom formátu, ve kterém byl nahrán. Nahrávat lze soubory PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, CSV, PPT, PPTX, JPG, JPEG, PNG, TIFF, ZIP a 7Z.
2. Bankovní a pokladní data
  - Bankovní transakce – Přehled bankovních transakcí → Export CSV. Formát CSV: banka, název bankovního účtu, datum, přijato od / odesláno, detail platby, částka, měna, stav, tagy.
  - Pokladní transakce – jednotlivé pohyby peněz v pokladně, tedy záznamy pokladní knihy. Přehled pokladny → Export CSV. Formát CSV: sekvenční číslo, datum platby, přijato od / odesláno, detail platby, částka, nákladové středisko, měna, zůstatek na účtu, stav, tagy. Tytéž údaje lze stáhnout také ve formátu PDF jako pokladní knihu za zvolené období, včetně počátečního zůstatku, součtu příjmů a výdajů a konečného zůstatku.
3. Partneři a dokumenty
  - Obchodní partneři (dodavatelé a odběratelé) – Seznam partnerů → Export CSV. Formát CSV.
  - Dokumenty – Detail dokumentu → Stáhnout. Původní nahraný soubor, jeden po druhém. Nahrávat lze soubory PDF, DOCX, XLS, XLSX, XML, PPT, PPTX, JPG, PNG a TIFF.
4. Souhrnný export za období
  V sekci Exporty si můžete vytvořit konfiguraci exportu a získat souhrnný soubor ve formátu Excel za zvolené období – měsíc, kvartál, nebo rok. Do jedné konfigurace lze zahrnout vydané faktury, přijaté faktury nebo obojí, a dále vybrané bankovní a pokladní účty. Rozsah exportu je omezen Vašimi oprávněními k jednotlivým účtům.
5. Vlastnosti souborů CSV a XLSX
  - U souborů CSV je oddělovačem standardně středník; oddělovač lze nastavit na čárku nebo tabulátor. Desetinný oddělovač odpovídá zvolenému jazyku a lze jej rovněž nastavit. Řádek se záhlavím sloupců je zapnutý.
  - Jazyk se u obou formátů řídí jinak. Obsah souboru CSV je v jazyce nastaveném u Vaší společnosti (čeština, němčina, angličtina, španělština). Soubor XLSX vychází z jazyka přihlášeného uživatele a jeho záhlaví jsou dostupná pouze v češtině a angličtině.
  - Formát čísel a datumů se u obou formátů liší. V souboru CSV jsou datumy uvedeny v úplném tvaru podle normy ISO 8601 a částky jako text, přičemž měna je ve zvláštním sloupci. V souboru XLSX jsou datumy ve tvaru DD.MM.RRRR a částky jsou zapsány jako čísla.
  - Časové označení v názvu souboru vychází ze časové zóny Europe/Berlin. Na obsah souboru nemá vliv.
6. Rozdíl mezi souborovým exportem a přenosem do účetního systému
  Formáty CSV a XML pro POHODA jsou soubory, které obdržíte přímo Vy. Přenosy do systémů ABRA Flexi a PREMIER naproti tomu odesílají data do účetního systému, který již provozujete – slouží k propojení, nikoli k předání datového souboru.
Technická a jiná omezení
V souladu s čl. 26 písm. a) Data Actu uvádíme omezení, která jsou nám známa:
- Maximálně 50 000 řádků na jeden export. Pokud by výběr tento limit přesáhl, export se neprovede a Platforma ohlásí chybu – nikdy nevrátí neúplný soubor bez upozornění. Rozsah je pak nutné zúžit, například filtrem podle období, a export zopakovat po částech.
- Maximálně 5 000 ručně vybraných záznamů na jeden export, pokud si položky vybíráte v přehledu jednotlivě místo použití filtru.
- Export se vždy vztahuje k jedné společnosti (jednomu účtu) a jeho rozsah je omezen oprávněními přihlášeného uživatele. Uživatel s omezenými právy vyexportuje méně dat než vlastník účtu.
- Originální soubory lze stahovat jednotlivě. Hromadné stažení všech nahraných dokumentů a příloh, například v jednom archivu ZIP, není v Platformě k dispozici.
- Exporty do účetních systémů nejsou doslovnou kopií dat. XML pro POHODA i přenosy do systémů ABRA Flexi a PREMIER jsou převodem do datové struktury cílového systému, nikoli kopií dat v Platformě.
- U exportu do systému POHODA může dojít ke ztrátě údajů o položkách faktury. Platforma před vytvořením souboru kontroluje, zda položky faktury a rekapitulace DPH odpovídají celkové částce dokladu a zda použité sazby DPH platily v daném roce. Pokud tato kontrola neprojde, jsou položky faktury z exportovaného souboru vypuštěny a rekapitulace DPH je nahrazena jediným řádkem se sazbou 0 %, na kterém je uvedena celá částka dokladu. Celková částka faktury zůstává správná, avšak členění na položky a rozpis DPH v souboru chybí. Doporučujeme proto u exportu do systému POHODA výsledný soubor zkontrolovat. Chybí-li u faktury celková částka, datum vystavení i datum uskutečnění plnění, nebo nejsou k danému roku k dispozici definice sazeb DPH, export se neprovede a Platforma ohlásí chybu.
- Bankovní data pocházejí od poskytovatele služby informování o platebním účtu. Vyexportovat lze pouze ta data, která byla do Platformy synchronizována.
- Některá data exportovat nelze. Jde zejména o uživatele a jejich oprávnění, nastavení společnosti, historii odeslaných e-mailů, auditní záznamy, historii párování plateb a metadata z automatického vytěžování dokumentů.
Registr datových struktur, formátů a standardů
Podle čl. 26 písm. b) Data Actu má Provozovatel odkazovat na průběžně aktualizovaný online registr datových struktur, datových formátů a příslušných norem a otevřených specifikací interoperability, ve kterých lze exportovatelná data získat.

Samostatný registr v této podobě zatím není k dispozici. Odkaz na něj na tomto místě doplníme, jakmile bude zveřejněn. Do té doby tuto informační povinnost plní – byť pouze částečně – popis rozsahu exportovatelných dat a formátů v článku 2 (včetně veřejného XSD schématu Stormware pro strukturu souborů pro účetní systém POHODA a popisu vlastností souborů CSV a XLSX) a popis technických omezení v článku 3 této stránky.
Jurisdikce ICT infrastruktury
Podle čl. 28 odst. 1 písm. a) Data Actu uvádíme jurisdikci, které podléhá infrastruktura informačních a komunikačních technologií využívaná ke zpracování dat Platformy.

Infrastruktura informačních a komunikačních technologií, na které jsou data Platformy zpracovávána a ukládána, je provozována ve dvou datových centrech na území Evropské unie:
- vlastní datové centrum společnosti eurodata AG, Großblittersdorfer Straße 257–259, 66119 Saarbrücken, Spolková republika Německo – provoz Platformy a zpracování dat včetně faktur. Toto datové centrum je certifikováno podle norem ISO/IEC 27001 (řízení bezpečnosti informací) a ISO 22301 (řízení kontinuity činností);
- datové centrum společnosti T-Mobile Czech Republic a.s. (DC7), K Pérovně 1616/2, 102 00 Praha 10 – Hostivař, Česká republika – úložiště nahraných dokumentů.
Infrastruktura tedy podléhá jurisdikci členských států Evropské unie (Spolková republika Německo a Česká republika). Data zákazníků z České republiky a Slovenska nejsou předávána mimo Evropskou unii.
Opatření proti přístupu orgánů třetích zemí
Podle čl. 28 odst. 1 písm. b) Data Actu zde uvádíme obecný popis technických, organizačních a smluvních opatření, která jsme přijali, abychom zabránili přístupu orgánů třetích zemí k neosobním údajům uchovávaným v Unii nebo jejich předání, pokud by takový přístup či předání byly v rozporu s právem Unie nebo právem členského státu.

Technická opatření. Data Platformy jsou zpracovávána a ukládána výhradně v datových centrech na území Evropské unie – viz předchozí článek – a nejsou předávána do třetích zemí. Uplatňují se řízení fyzického přístupu do objektu, šifrování přenášených dat a řízení přístupu k datům na základě přidělených rolí a zásady nezbytné potřeby (need-to-know); datové centrum eurodata je certifikováno podle norem ISO/IEC 27001 a ISO 22301. Přístupy k datům jsou zaznamenávány.

Organizační opatření. Přístup zaměstnanců k datům je omezen na nezbytné minimum. Pro vyřizování žádostí orgánů veřejné moci máme zaveden interní postup: každou žádost orgánu třetí země o přístup k datům nebo o jejich předání posuzujeme z právního hlediska, a pokud by takový přístup či předání byly v rozporu s právem Unie nebo právem členského státu, žádosti nevyhovíme a využijeme dostupné opravné prostředky.

Smluvní opatření. Se subdodavateli (sub-zpracovateli), kteří se podílejí na zpracování dat, máme uzavřeny smlouvy zavazující je k dodržování právních předpisů Evropské unie o ochraně dat. Aktuální seznam sub-zpracovatelů je uveden v Informacích o zpracování osobních údajů.
Kontakt
Dotazy k exportu dat a ke změně poskytovatele směřujte na e-mail podpora@capitain.app.

Toto znění Informací o přenositelnosti dat je účinné od 12. 8. 2026, shodně s účinností Obchodních podmínek.

Přenositelnost dat a změna poskytovatele

Důvěřují nám...